ОАО"ТЕВИС", основное сетевое предприятие тепло-, водоснабжения и водоотведения Автозаводского района Тольятти, начало промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота (СЭД) на базе платформы DocsVision 4.5.

В настоящий момент в системе работает около 50 сотрудников центрального офиса и территориально удаленных подразделений компании.
Основной целью внедрения СЭД было увеличение эффективности принятия и контроля управленческих решений на предприятии, повышение оперативности документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.

Реализация поставленных целей была возможна при решении ряда задач: создания единой системы документооборота для центрального офиса и территориально удаленных подразделений ОАО "ТЕВИС", сокращения временных затрат сотрудников на работу с документами, а также обеспечения прозрачности процессов подготовки, согласования и исполнения документов.

Для построения СЭД компанией "ТЕВИС" было выбрано решение компании IT Universe, реализованное на базе DocsVision.

"Система построена на разработанном специалистами IT Universe прикладном программном решении, расширяющем функционал системы и предоставляющем заказчику возможность последующей доработки собственными силами или с помощью компании-партнера", - прокомментировал Владимир Махлин, технический директор компании IT Universe.

В ходе реализации проекта специалистами IT Universe был проведен анализ деловых процессов, осуществлена автоматизация бизнес-процессов, связанных с обработкой входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов и контроля исполнительской дисциплины; проведена опытная эксплуатация, в процессе которой была выполнена доработка функциональности системы в соответствии с пожеланиями пользователей. Система была введена в эксплуатацию в течение двух месяцев.

Система электронного документооборота, реализованная в ОАО "ТЕВИС", обеспечивает существенное повышение эффективности работы с документами за счет автоматизации базовых процессов документооборота, а также повышения оперативности обмена документами и информацией между подразделениями.

Система улучшает контроль состояния документооборота, исключает утрату отдельных документов, позволяет отслеживать все уровни исполнения документов, занятость сотрудников, обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций. Решение на базе системы DocsVision сокращает время на поиск документов, снижает затраты на обработку документов внутри подразделений и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

В планах ОАО "ТЕВИС" стоит дальнейшее развитие созданной СЭД: на предприятии планируется внедрение средств ЭЦП для обеспечения юридической значимости электронных документов, проведение интеграции с системой финансового и бухгалтерского учета на платформе 1С, автоматизация дополнительных бизнес-процессов, планируется увеличение количества пользователей.

На правах рекламы