Ещё полвека назад бизнес-процессы фиксировались в бумажных документах — с помощью печатных машинок и от руки. 21 век шагнул гораздо дальше и прочно связал развитие компаний с технологиями.

Сегодня автоматизация процессов, особенно управленческого учёта, становится необходимой для повышения точности решений топ-менеджмента. Автоматизация позволяет снизить трудозатраты, минимизировать ошибки и улучшить чистоту данных.

В этой статье эксперт сервиса «Финансист» предоставил инструкцию из девяти шагов, которые помогут вам автоматизировать управленческий учёт в компании.

Шаг 1. Целеполагание

Сперва необходимо определить цели и задачи автоматизации. Решите, что именно вы хотите автоматизировать: сбор конкретных данных, их обработку, анализ или всё вместе.

Шаг 2. Анализ текущих процессов

Проведите детальный анализ текущих процессов учёта. Определите, какие из них чаще всего задержат ошибки, а какие — потребуют больше времени. Так, если сотрудники часто ошибаются при ручном вводе данных, это указывает на необходимость автоматизации данного процесса.

Шаг 3. Выбор сервиса и программ

На рынке представлено множество программных решений для автоматизации управленческого учёта. Выберите то, которое соответствует вашим потребностям и бюджету. Например, для малого бизнеса могут подойти простые системы, такие как «1С:Управление предприятием», тогда как крупным компаниям могут потребоваться более сложные ERP-системы.

Шаг 4. Интеграция с существующими системами

Важно обеспечить совместимость нового ПО с уже используемыми системами. Это может включать интеграцию с CRM, системами складского учёта и другими внутренними приложениями. Это позволит создать общую экосистему для данных.

Шаг 5. Настройка автоматизированных процессов

Настройка ПО должна учитывать все особенности бизнеса в вашей нише. Это включает в себя определение правил автоматического распределения расходов, создания отчётов и других функций.

В «Финансисте» отмечают, что плюсом управленки является отсутствие строгой стандартизированной формы для отчётности. Следовательно, вы можете настроить автоматическое формирование отчётов о прибылях и убытках по заданному расписанию и содержанию статей.

Шаг 6: Обучение персонала

Автоматизация невозможна без грамотного использования инструментов. Обучите сотрудников работе с новым программным обеспечением. Это позволит избежать ошибок и повысить эффективность работы.

Шаг 7. Тестирование и оптимизация

Перед запуском автоматизированной системы важно провести ряд тестов. Выявите и устраните возможные ошибки. Например, можно провести пилотный проект в одном из подразделений компании, чтобы проверить работоспособность системы и внести необходимые коррективы.

Шаг 8. Внедрение системы

После успешного тестирования можно приступать к полномасштабному внедрению. Убедитесь, что все пользователи имеют доступ к системе и могут ей пользоваться. Например, предоставьте инструкции и документацию, чтобы сотрудники могли самостоятельно решать мелкие проблемы.

Шаг 9. Постоянное совершенствование

Автоматизация — это не разовый проект, а постоянный процесс. Регулярно оценивайте эффективность системы и внедряйте новые технологии.