Как уничтожить ненужные документы на работе?

Любая офисная работа сопряжено с появлением большого количества ненужных бумаг. Черновики и по ошибке распечатанные файлы, когда-то ценные документы с истекшей актуальностью, бумаги из архива, которые нужно было поместить туда на некоторое время, а потом у них истек срок хранения. Копить их до бесконечности не нужно, а нужно — своевременно и правильно избавляться.

При этом важно понимать, что уничтожение документов — не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Просто выбросить их в корзину и вынести на помойку нельзя. Расскажем, как сделать все правильно.

Документы, содержащие важные сведения

Процедура уничтожения бумаг, содержащих важные сведения (например, персональные данные сотрудников или клиентов, коммерческую тайну и т.д.), выглядит так:

  • выделение дел к уничтожению с подготовкой соответствующих актов (только после основательного, полистного просмотра, чтобы случайно не затесался важный документ);
  • устранение из массы бумаг любых небумажных элементов (скрепок, скобок от степлера, пластиковых файлов, веревок и завязок и т.д.);
  • тщательное измельчение документов до мелкой фракции, чтобы невозможно было восстановить содержание;
  • передача на переработку (в макулатуру);
  • отметка на актах о выделении к уничтожению о проведенной процедуре или подготовка дополнительных актов.

Эту работу можно провести самостоятельно (если объем бумаг не слишком большой) или доверить профессионалам, заказав услугу конфиденциального уничтожения документов. Она представляет собой прохождение всех перечисленных выше этапов за закрытыми дверьми без доступа посторонних лиц, но при необходимости — в присутствии сотрудника вашей компании, который проконтролирует весь процесс.

Прочие бумаги

Все остальные бумаги, которые не содержат никаких секретных и подлежащих охране сведений, можно уничтожать любым способом на ваше усмотрение. Мы рекомендуем придерживаться следующей тактики:

  • поставьте в офисе короб для макулатуры;
  • внимательно проверяйте, действительно ли бумага не несет в себе никаких важных данных;
  • измельчите листы — желательно на офисном шредере, но хотя бы вручную, разрывая каждый на несколько фрагментов;
  • поместите в короб;
  • когда он наполнится, сдайте в макулатуру.

Это наиболее экологичный и разумный способ, который позволяет вам не тратить слишком много бумаги впустую. Кроме того, рекомендуем переходить по возможности на электронный документооборот, не распечатывать все, что можно не распечатывать, а также тщательно проверять документы на предмет ошибок, прежде, чем выводить их на принтер.