Вроде бы в компании всё под контролем: в управленческой отчётности есть раздел по дебиторке, цифры обновляются, список клиентов присутствует. Но денег всё равно не хватает.

Просрочки растут, касса пустеет, а финансист получает вопросы: «Где деньги?». А всё потому, что одного отчёта по дебиторке мало. Если никто не ведёт сроки оплат, если нет процесса работы с должниками, отчёт остаётся просто списком имён и сумм — а не инструментом управления.

О том, как избежать такой сиутации, рассказал эксперт сервиса «Финансист» в этом материале.

Как выглядит «мертвый» отчёт по дебиторке

Обычно это таблица, где:

• указаны клиенты, которые должны компании деньги;
• есть суммы долгов;
• может быть разбивка на текущую задолженность и просрочку.

Иногда добавляют возраст долга — до 30 дней, 30–60, более 60. Всё вроде по науке. Но если копнуть глубже — неясно, что с этими цифрами делать.

3 причины, почему ничего не работает

Нет даты, когда клиент должен заплатить по договору

Это значит, что невозможно понять: он уже просрочил или ещё нет. Финансист может догадываться, но действовать вслепую.

Срок указан, но его никто не отслеживает

Допустим, в договоре прописано «оплата через 7 рабочих дней после поставки». Кто у вас проверяет, когда поставили? Кто считает, когда наступил срок? Часто — никто.

Просрочки копятся, но никто не работает с клиентами

Даже если видно, что долг висит уже 40 дней, никто не звонит, не пишет, не напоминает. Все думают, что этим занимается кто-то другой.

Что должно быть в рабочем отчёте по дебиторке

Чтобы отчёт действительно помогал, в нём должны быть:

• дата отгрузки или акта;
• дата по договору, когда клиент должен заплатить;
• фактическая дата оплаты (если была);
• отклонение в днях (сколько просрочил);
• ФИО ответственного, кто ведёт клиента;
• статус: платит, задерживает, не выходит на связь, в процессе претензии и другое.

Только тогда появляется картина: кому напомнить, с кем надо говорить жёстко, кого подключать из руководства.

Как настроить процесс без сложной системы

В «Финансисте» отмечают, что если нет CRM или автоматизации, то можно сделать это в Excel или Google Таблицах. Главное — обновлять данные не «раз в месяц», а хотя бы дважды в неделю.

У кого-то это делает бухгалтер, у кого-то — менеджер отдела продаж, у кого-то — выделенный финансист. Не так важно, кто, главное — чтобы делал. Будет правильно составить реестр ожидаемых оплат на ближайшие две недели. И проверять, что из этого пришло, а что — нет. Тогда кассовый разрыв будет прогнозируемым, а не сюрпризом.