Если спросить любого человека, зачем нужен архив, он, скорее всего назовет следующие причины:

• чтобы был порядок;
• чтобы документы не терялись;
• так положено.

По сути, в этих ответах есть вполне рациональное зерно, но для того, чтобы разобраться, зачем на самом деле нужно архивное хранение документов, потребуется погрузиться в вопрос глубже.

Ценные данные должны сохраняться

Прежде всего, архивное хранение документов и делнеобходимо для того, чтобы вся важная и ценная информация сохранилась на будущее. В высоком смысле речь идет об культурных и исторических документах, но на практике они встречаются не так часто.

Важен и бытовой уровень: даже в масштабах небольшой компании есть множество бумаг, которые подлежат обязательному хранению, так как содержат важные сведения.

Возможность предоставить полный отчет о работе компании

Многие руководители испытывают недоумение: «Мы же и так сдаем в налоговую подробные отчеты! Зачем еще все эти бумаги? Они же никогда не потребуются!» Действительно, в абсолютном большинстве случаев, после того, как происходит сдача документов в архив, они больше никогда не бывают востребованы. Но в редких случаях, когда государство должно глубже разобраться в ситуации, возникает необходимость ознакомиться не только с отчетами, которые предоставляют в налоговую инспекцию, но и с другими, текущими документами.

Простота управления

Каждый руководитель, который занялся организацией архива своей компании, отмечал, насколько проще стало управлять фирмой, насколько быстрее стали происходить рабочие процессы, насколько легче стало найти те или иные бумаги.

Хороший архив, действительно, способен сильно упростить жизнь, ведь все нужные данные всегда оказываются под рукой, не приходится тратить время на поиск бумаг, а иногда и восстановление их. Потому что в хаосе и суете документы нередко теряются, а в архиве их потерять невозможно.

Кроме того, сотрудники не тратят силы и энергию на все эти хлопоты, а могут полностью сосредоточиться на выполнении работы.

Требование законодательства

И, наконец, последняя причина, которая, в общем-то должна снять все вопросы о том, нужно ли вести архив, или нет. При ликвидации компании, а также в некоторых других случаях бумаги необходимо передавать в государственные архивные фонды на хранение. А сделать это с нуля практически невозможно.

Так что необходимость ответственного подхода к архивной деятельности — это требование закона, а законы соблюдать необходимо.